Qué es el extrait K-bis y cómo traducir este concepto al español

Seguro que esta situación te resulta familiar: un cliente te contacta para traducir un extrait K-bis. Si es la primera vez que recibes este encargo, te preguntarás: ¿qué es? ¿Existe algún equivalente en derecho español? Y si no, ¿cómo traducirlo?

Es lo que vamos a estudiar en esta entrada.

 

El extrait K-bis: el documento de identidad de una empresa inscrita en el Registro Mercantil francés

En un principio, se utilizó la letra «K» para designar el documento administrativo utilizado para la inscripción de una empresa individual en el tribunal de commerce. Sin embargo, llegó un momento en el que fue necesario crear un documento distinto para acreditar la identidad jurídica y comercial de las sociedades (esto es, de personas jurídicas). Como la letra «L» se utilizaba para designar el formulario de inscripción de un establecimiento secundario, se optó entonces por denominar «K-bis» al documento que acredita la inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil. 

El extrait Kbis (de una persona jurídica) o extrait K (de una persona física) que expiden los letrados de la Administración de Justicia (greffiers) es el «documento de identidad» de una empresa inscrita (immatriculée) en el Registro Mercantil (registre du commerce et des sociétés). En él constan todos los datos que la empresa tiene la obligación de declarar y los asientos (mentions) realizados por el letrado de la Administración de Justicia encargado de llevar el registro.

Se trata de un documento oficial que acredita fehacientemente el contenido de los asientos del registro frente a terceros, en el que figuran la identificación de la persona física o jurídica inscrita, su actividad, sus órganos de dirección, administración, gestión o control, así como los procedimientos concursales incoados en su contra. 

Las empresas suelen solicitarlo en diversas ocasiones, como para abrir una cuenta bancaria o presentarse a una licitación pública. 

Toda la información contenida en el Registro Mercantil es pública. Por tanto, cualquier persona, independientemente de que tenga una relación con la empresa o no, podrá solicitar un extrait K-bis de una empresa a la oficina judicial del tribunal de commerce o en la página web Infogreffe.

Algunas sociedades suelen publicar su extrait K-bis en la web. Con una búsqueda rápida en Google hemos obtenido estos dos ejemplos:

 

¿Existe algún equivalente del extrait K-bis en derecho español? 

En España, al igual que en Francia, la información contenida en el Registro Mercantil es pública, lo que conlleva que la función principal de esta institución sea la publicidad. Por tanto, cualquier persona podrá consultar u obtener una copia o certificación de los actos inscritos. 

Según dispone el artículo 23.1 del Código de Comercio, esta publicidad puede hacerse efectiva por certificación del contenido de los asientos, expedida por los registradores, o por simple nota informativa o copia de los asientos y de los documentos depositados en el Registro. 

De acuerdo con el artículo 77 del Reglamento del Registro Mercantil, las únicas personas facultadas para certificar los asientos, los documentos archivados o depositados en el Registro Mercantil son los registradores mercantiles (a diferencia de lo que sucede en Francia, donde los greffiers de los tribunaux de commerce son los encargados de llevar el Registro Mercantil). Las certificaciones expedidas por ellos son el único medio de acreditar fehacientemente el contenido de los asientos frente a terceros. Se puede solicitar para uno o varios puntos concretos o para todos los asientos (copia literal).

En cuanto a la nota simple informativa, según el artículo 78 del Reglamento del Registro Mercantil también se puede solicitar para todo o parte del contenido de los asientos, y de su expedición se encargará el registrador. A diferencia de la certificación, este documento es un breve extracto de los asientos solicitados, tiene valor meramente informativo y no da fe del contenido del Registro. Asimismo, no surte efectos frente a terceros, ya que para ello es necesaria la certificación.

 

¿Cómo traducir extrait K-bis al español? 

Como hemos mencionado al inicio de este artículo, el extrait K-bis contiene la identificación de la persona física o jurídica, su capital y actividad, la composición de sus órganos de dirección, administración, gestión o control, los procedimientos concursales incoados en su contra, etc., y acredita fehacientemente esta información frente a terceros.

Somos conscientes de que en Google encontraremos distintas propuestas de traducción. De hecho, una búsqueda rápida en Eur-lex arroja la siguiente traducción: «un extracto K-bis de inscripción en el Registro Mercantil y de Sociedades, o documento equivalente».

Sin embargo, por todo lo expuesto con anterioridad, creemos que el sistema español ya tiene un término que describe el documento del que se trata, como es certificación. Eso sí, dado que el nombre que recibe el documento en Francia es extrait K-bis, creemos que debe aparecer en nuestra traducción, porque sí es información relevante para el destinatario del texto.

Por tanto, nuestra propuesta es: «Certificación de inscripción de la sociedad (extrait K-bis)».

 

Antes de traducir cualquier concepto jurídico, necesitamos entender bien de qué se trata. No paramos de repetírselo a nuestros alumnos: no se puede traducir bien lo que no se entiende perfectamente. Por eso, en el curso Expert en droit des affaires y en el taller de traducción Traduire les statuts de sociétés (espagnol-français) estudiamos este y otros conceptos y documentos.

 

Lucie Davioud y María Bercianos